L'accesso ai documenti amministrativi può essere richiesto da tutti i soggetti (privati, cittadini, associazioni, imprese) che dimostrino di avere un interesse diretto, concreto e attuale e una situazione tutelata dal diritto e collegata ai documenti di cui si chiede visione o copia.
La legge stabilisce il diritto degli interessati ad esaminare e ad avere copia di atti e documenti amministrativi, salvo il rimborso dei costi.
Le modalità di attuazione del diritto di accesso sono contenute nella Legge 241/1990, modificata dalla Legge 15/2005.

Per richiedere copia di atti al Comune di Ponsacco deve essere compilato l'apposito modulo da ritirare presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico o scaricare dal sito web del comune, e consegnarlo all'ufficio Protocollo.
Una singola richiesta di accesso può riguardare più di un atto, in ogni caso le richieste devono essere formulate in modo da consentire la precisa identificazione dei documenti.
Il richiedente deve indicare le proprie generalità e la motivazione per la quale necessita di tale copia.